ASSISTANT ADMINISTRATIF (Secteur distribution de machines et pièces détachées)

Nous recherchons un.e Assistant Administratif H/F pour le compte de partenaire évoluant dans le secteur de la distribution de machines et pièces détachées pour les secteurs des mines, carrières, terrassements, construction, transport et énergie.

OBJET DE L'EMPLOI

Sous la supervision du chef d'équipe et de l'analyste principal en PA, assurer les tâches administratives de l'OTIF afin de permettre l'enregistrement des factures de l'OTIF.

Permettre l'enregistrement des factures de l'OTIF.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

• Assurer la liaison entre le fournisseur et l'équipe comptable afin de garantir que toutes les factures sont envoyées à la comptabilité pour être comptabilisées.
• Assurer la liaison avec le fournisseur pour les factures manquantes/corrigées en vue d'une comptabilisation ultérieure.
• Téléchargement de l'OTIF et transmission des factures à l'équipe comptable pour comptabilisation.
• Traitement quotidien de la boîte aux lettres des entités et archivage lorsque des mesures sont prises.
• Classer et traiter les courriers dans des boîtes aux lettres dédiées et prendre les mesures nécessaires conformément aux lignes directrices.
• Téléchargement par l'OTIF des factures sur le poste de travail SAP et distribution selon les directives.
• Effectuer les contrôles administratifs et de conformité nécessaires, y compris le suivi avec les parties externes.
• L'OTIF télécharge les factures à partir de Routty et les charge sur SAP Workplace pour les distribuer conformément aux directives.
• Effectuer les vérifications nécessaires pour les courriers des fournisseurs concernant les rappels et répondre aux fournisseurs/aux agents de trésorerie concernés.
• De trésorerie concernés.
• Prendre les mesures nécessaires pour les éléments des factures préenregistrées à l'attention de l'administration et actualiser les commentaires en conséquence.
• Effectuer le rapprochement des fournisseurs sélectionnés et demander les factures manquantes aux fournisseurs pour distribution ultérieure.
• Pour les réservations.
• Participer et répondre aux appels des fournisseurs.
• Contacter les fournisseurs pour traiter les factures erronées et les factures sans commande.
• Assurer le suivi des actions avec les utilisateurs pour permettre la comptabilisation des factures urgentes et informer l'entité pour le traitement des paiements.
• Coordonner et suivre avec les différentes parties les actions requises pour permettre la comptabilisation des factures urgentes afin de
• Permettre les paiements
• Informer régulièrement l'entité locale de l'état d'avancement des actions sur la base des suivis.
• Informer régulièrement l'entité locale de l'état d'avancement des travaux à N+1.
• Effectuer d'autres tâches administratives qui peuvent être assignées par l'équipe des services partagés.

  Permettre l'enregistrement des factures de l'OTIF.

• Principales responsabilités
• Assurer la liaison entre le fournisseur et l'équipe comptable afin de garantir que toutes les factures sont envoyées à la comptabilité pour être comptabilisées.
• Assurer la liaison avec le fournisseur pour les factures manquantes/corrigées en vue d'une comptabilisation ultérieure.
• Téléchargement de l'OTIF et transmission des factures à l'équipe comptable pour comptabilisation.
• Traitement quotidien de la boîte aux lettres des entités et archivage lorsque des mesures sont prises.
• Classer et traiter les courriers dans des boîtes aux lettres dédiées et prendre les mesures nécessaires conformément aux lignes directrices.
• Téléchargement par l'OTIF des factures sur le poste de travail SAP et distribution selon les directives.
• Effectuer les contrôles administratifs et de conformité nécessaires, y compris le suivi avec les parties externes.
• L'OTIF télécharge les factures à partir de Routty et les charge sur SAP Workplace pour les distribuer conformément aux directives.
• Effectuer les vérifications nécessaires pour les courriers des fournisseurs concernant les rappels et répondre aux fournisseurs/aux agents de trésorerie concernés.
• De trésorerie concernés.
• Prendre les mesures nécessaires pour les éléments des factures préenregistrées à l'attention de l'administration et actualiser les commentaires en conséquence.
• Effectuer le rapprochement des fournisseurs sélectionnés et demander les factures manquantes aux fournisseurs pour distribution ultérieure.
• Pour les réservations.
• Participer et répondre aux appels des fournisseurs.
• Contacter les fournisseurs pour traiter les factures erronées et les factures sans commande.
• Assurer le suivi des actions avec les utilisateurs pour permettre la comptabilisation des factures urgentes et informer l'entité pour le traitement des paiements.
• Coordonner et suivre avec les différentes parties les actions requises pour permettre la comptabilisation des factures urgentes afin de
• Permettre les paiements
• Informer régulièrement l'entité locale de l'état d'avancement des actions sur la base des suivis.
• Informer régulièrement l'entité locale de l'état d'avancement des travaux à N+1.
• Effectuer d'autres tâches administratives qui peuvent être assignées par l'équipe des services partagés.