ASSISTANT ADMINISTRATIF ET COMPTABLE H/F (Secteur Hydrocarbures)

Nous recherchons un Assistant Administratif et Comptable H/F pour le compte de l’un de nos clients qui évolue dans le secteur hydrocarbures.

DIMENSIONS DU POSTE

1. Assister le Directeur Général de TEMS Guinée et Chef de Projet dans la construction d’un dépôt de gasoil de capacité 20 000 m3.
2. Assurer la gestion administrative du projet
3. Apporter sa contribution pour la gestion comptable

ACTIVITÉS

L'assistant (e) administratif(ve) est responsable de la gestion des tâches administratives pour assurer le bon fonctionnement du projet. Il ou elle assiste l'équipe de projet en fournissant un soutien administratif et comptable efficace. L’assistant (e) administrif (ve) travaillera pour le compte de Total Energies Mining Services Guinée. Il ou elle aura pour mission les tâches suivantes :

Tâches Administratives

• Gérer les courriels et le courrier entrant et sortant;
• Assurer la traçabilité et la réponse à tous les courriers;
• Organiser et planifier des réunions, préparer les comptes rendus des réunions;
• Gérer les fournitures de bureau et les équipements;
• Tenir à jour les dossiers et les archives du projet;
• Préparer et suivre les documents administratifs nécessaires à l'avancement du projet;
• Coordonner en relation avec les clients les demandes d’accès sur le site de la mine;
• Suivre les besoins de logements et les demandes;
• Traiter et classer les factures;
• Gérer les plannings de récupération et les absences du site;
• Organiser les voyages;
• Apporter son support aux contractants dans la gestion de leur personnel;
• Assurer le suivi des présences du personnel de construction sur le chantier;
• Créer, mettre à jour et organiser des dossiers et des bases de données pour garantir un accès facile aux informations;
• Fournir un soutien administratif aux équipes et aux dirigeants, y compris la rédaction de rapports, de présentations et de correspondances.
• Traiter de manière confidentielle toutes les informations sensibles propre à l'entreprise.
• Contribuer au suivi des clauses contractuelles avec le client
• Coordonner avec le service achats de TEM Guinée la commande directe des équipements du projet.

Tâches Comptables

• Comptabilisation et suivi des écritures comptables.
• Préparation des factures et gestion des paiements.
• Suivi des budgets du projet et des dépenses.
• Assistance à la préparation des rapports d’étapes du projet.

PROFIL REQUIS

• Expérience : Diplômé en gestion ou Comptabilité, niveau minimum bac + 3/4. Minimum 03-5 ans d’expérience professionnelles dans la gestion administrative ou comptable
• Une connaissance des règles HSE en matière de réalisation d’un chantier serait un plus.
• Langues : bilingue Anglais / Français.
• Aptitudes : Bonne relation interpersonnelle, Proactivité, Rigoureux, bonne capacité de rédaction.